Entender los motivos, sentimientos, ideologías y deseos de quienes forman parte del entorno organizacional es fundamental para lograr una armoniosa construcción de vínculos con cada uno de ellos, prevenir cualquier impacto negativo de sus acciones y tomar ventaja de aquellas oportunidades que surgen del relacionamiento. Para atender estos puntos, contamos con una herramienta de gestión de stakeholders, enfocada en la construcción de perfiles integrales o 360°, los cuales nos brindan esa información estratégica o diferencial.
Para valernos de sus beneficios, el camino de elaboración de cada perfil debe iniciar con la selección de aquellos actores que impactan indirecta o directamente en la organización y sus objetivos. Con estos datos, se procede a la definición de variables y categorías, cuanto más específica y orientada sea esta etapa mejor serán los primeros pasos en el relacionamiento, por ende, se requiere tener un amplio conocimiento de la organización, sus objetivos y metas. Asimismo, no se pueden descuidar aspectos generales tales como: nombre, descripción, orientación política, redes sociales y canales de comunicación; etc.
Con las variables definidas, se pasa al proceso de recolección de información para completar una especie de hoja biográfica que será nuestro perfil de stakeholder. En este paso, hay dos elementos que se tornarán imprescindibles: a) la diversidad de fuentes, y b) las percepciones personales y organizacionales. El primero se refiere a la capacidad de acceder a información de primera y segunda mano, entre ellas, testimonios, entrevistas, minutas de reuniones, etc; es fundamental tener información diversa que nos permita entender en su totalidad a nuestro interlocutor, es lo que nos permitirá optimizar resultados y evitar problemas o tensiones. Mientras que el segundo aborda las opiniones o visiones que como organización podemos tener en este camino.
Recolectada la información necesaria, se esta en condiciones de empezar con la elaboración del perfil, para ello, se puede optar por algunas herramientas tradicionales como Word, PowerPoint o software de diseño, por ejemplo, Accès. Es importante que esta elección sea consecuente con la rápida lectura, sencillez y disponibilidad para todos los integrantes del equipo de la organización.
Finalmente, el documento que nacerá de este proceso será una especie de foto o ficha en un momento determinado, pero con la flexibilidad necesaria para actualizarse continuamente. Sus cambios estarán en sintonía con los conocimientos que se adquieren en cualquier relación o vínculo o las tendencias propias del entorno. Justamente, esta virtud es lo que lo transforma en una herramienta estratégica para una organización y, por ende, requiere de tiempo de trabajo.
Elementos en la Construcción de un Perfil
Algunos de los elementos que no pueden faltar en la construcción de un perfil sólido son los siguientes:
▪ Nombre de la Organización y/o Nombre-Apellido del funcionario, representante, dirigente, etc.
▪ Descripción de la organización o representante, es decir, el rol que tiene este actor en su entorno y aquellos factores constitutivos que forman parte de su ADN.
▪ Orientación política, social, cultural o religiosa. La definición de esta variable y su categoría estará asociada al tipo de organización del cual uno es participe.
▪ Redes sociales y/o medios de comunicación con los que se puede acceder o contactarse con el stakeholder.
▪ Experiencia profesional. Se refiere a todas las actividades laborales y voluntariados, que permitan entender las motivaciones o las experiencias del actor.
▪ Formación educativa o en oficios.
▪ Experiencia de la organización y sus últimas actividades vinculadas a la organización, por ejemplo, movilizaciones, presentaciones de proyectos de ley, campañas en redes sociales.
▪ Presencia en medios de comunicación: entrevistas, notas de opinión, comunicados, solicitadas en prensa.
▪ Redes de influencia. En este punto, se mencionan los stakeholders que forman parte de su entorno.
▪ Posición sobre la actividad que desempeña la organización.
▪ Cualquier otra iniciativa que pueda afectar de forma positiva o negativa en la consecución de los objetivos organizacionales.
Por último, las variables mencionadas, previamente, representan una primera aproximación, pero no constituye una lista taxativa o cerrada. Cada organización tendrá la tarea de encontrar los puntos que le garantizarán ese valor diferencial o estratégico en la construcción de vínculos con los actores de su entorno.
